关于日常报销常见退单原因及注意事项

作者:时间:2021-01-07点击数:

1. 电子发票未认证或已认证却未与预约单挂钩。

提示:电子发票为防伪防重的需要必须进行认证,未认证的电子发票一律不得报销。需完成以下两个步骤电子发票报销预约才算完成:

(1)在网上预约系统的网上报销业务中进行增值税发票验证;

(2)在报销单预约时选择已认证发票。

2. 科研支出(如材料费、测试化验加工费、差旅费等)报销时超2万元未经指定分管领导加签。

3. 各类报销中所附合同只有对方单位盖章签字,甲方处无签字盖章。

提示:需根据《江苏大学合同管理办法》,到相应归口部门盖章确认。

4. 差旅费、版面费、邮电费等报销中包含项目负责人的相关费用时,未经上级领导加签。

5. 设备、材料采购、测试化验加工费等未按规定流程办理

提示:具体参见《江苏大学采购管理办法》、《江苏大学科研仪器设备采购管理办法》、《江苏大学仪器设备采购细则》、《江苏大学网上竞价采购管理办法》、《江苏大学网上商城采购实施细则》。

6. 材料费:缺少材料费出入库单;出入库单上采购人和保管员同一人签字;大额材料费需直接支付给对方不可打给个人;超2万元材料费未提供购销合同、协议;

提示:为规范材料费报销,报销材料费时一定要注意以下几点:

(1)必须要填写材料费出入库单(材料费出入库单下载方式需到江苏大学财务处网站-下载中心-报销封面-材料费出入库单),填写出入库单时根据发票的内容、含税金额填写单价、总额、库存数量;出库单填写时要注意库存数量应扣除出库数量,采购人和保管员必须由不同人员担任并在出入库单上签字);

(2)材料费预约单上必须有验收人签字;

(3)2万元材料费附上购销合同及协议。

7. 差旅费:行程不完整且无说明;无发票报销(发票遗失、订单或支付记录不可作为发票报销);参加会议未附上会议通知单;会议通知上无伙食自理字样,领取了伙食补贴;参加会议领取交通补助时,超过来回往返两天的补贴;差旅费发票超3个月但在6个月以内报销时无说明;差旅费发票超6个月报销。

提示:依据《江苏大学国内差旅费管理办法》的要求,仔细核对后进行报销;参加会议时会议期间不得领取交通补贴。

8. 版面费:未附上论文录用通知或已发表的论文封面、目录及带有作者的正文第一页;外文期刊未附支付记录及汇率单。

提示::1)一般国内发表论文报销业务有两种方式:

① 已付款获得发票的情况,则需报销预约后附上版面费发票、论文录用通知或者已发表的论文封面、目录及带有作者的正文第一页;

② 需先付款未取得发票的情况,则需先预约版面费借款,将款项支付给对方单位,待取得发票后,再预约冲销借款;

2)如果是在国外发表论文,需提供外汇给对方单位的银行支付记录,以及中国银行支付当日的外汇牌价,和国外杂志社提供的发票。

9. 测试化验加工费:未提供测试明细;超5万元测试化验加工费未提供购销合同、协议。

提示:校内分测中心和各实验室测试内部划拨时,一定要提供测试明细;校外的测试费报销时需要提供测试加工清单或测试报告。

10. 办公费:纵向类科研项目报办公用品。

11. 邮电费:纵向课题列支个人电话费;

12. 其他交通费:报销市外的出租车费;滴滴打车没有附明细;同一车牌出租车多张连号发票;出租车票、汽油票超6个月;出租车票、汽油票超300元未附交通明细单。

13. 印刷费:无图书明细;无打印复印明细;大额专利费无合同协议

14. 劳务费:酬金性质预约有误;非科研类项目发放酬金无酬金审批单;硕士博士答辩费未在酬金预约或只打给学生一人。

提示:劳务费报销时请注意以下几点:

(1)2021年起所有工资、津贴、奖金、劳务报酬均应通过酬金系统发放;

(2)劳务酬金必须发放到提供劳务酬金人员的银行卡上,不许代领;

(3)论文答辩费预约时酬金性质必须选择论文答辩费;

(4)具体参见《江苏大学劳务酬金发放管理办法(试行)》。

15. 设备费:单价已达1500元未登记固定资产;在学院做好固定资产入库单后未到设备处签字审核。

16. 预约单上付款的账号户名与实际支付银行账号户名有误或不一致,如填写支付信息时,对方单位填写为一卡通号或不正确的对方单位名称、银行账号填成纳税识别号等错误。

提示:填写付款信息时,对方单位必须是银行账户户主的名称(人名或单位名称);银行账号是指发票上开户行及账号后的数字。录入后一定要再仔细检查。

17. 接待费加班餐费:接待费报销(不含横向项目)无事前审批;接待费超标或超预算、超过3个月时限;加班餐审批单无名单;业务接待清单或公函上未双签;横向项目报销餐费一次性超3千元未附接待费审批单及经审批的公函。

提示:具体参见2020-1-11日财务处发布的《关于明确接待费报销中的几个问题的通知》。

18. 会议费培训费:未使用最新的审批单及报销汇总表,伙食费超标,其他费用超标,报销金额超预算。

提示:依据《江苏大学国内会议费管理办法》、《江苏大学培训费管理办法》的要求,仔细核对后进行报销。



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